30 november 2021

Vi söker en VD-assistent

OBS! Tjänsten är tillsatt, men är du nyfiken på vad rollen innebär kan du läsa annonsen nedan.

———

Om jobbet

Slussgården är ett fastighetsbolag med kontors- och affärslokaler i fyra kvarter på Södermalm i Stockholm. Vi äger också Högberga gård på Lidingö. Vi sköter all vår förvaltning själva och har även en avdelning som förser våra hyresgäster med alla de servicetjänster de kan tänkas behöva. Som ytterligare en service för både våra hyresgäster och externa besökare har vi nyligen öppnat en studio- och konferensavdelning på Hornsgatan. Vårt kontor ligger vid Slussen i närheten av våra fastigheter, därför kan vi ge personlig service till våra hyresgäster.

Just nu pågår det flera spännande projekt i våra kvarter och därför behöver vår VD en assistent som kan stötta honom i det administrativa arbetet. Rollen som VD-assistent är nyinrättad och syftet är att du ska underlätta det dagliga arbetet för vår VD.

Om rollen

Vi söker dig som har rätt kompetens och erfarenhet för att kunna ge ett professionellt stöd till vår VD. Du brinner för att planera och genomföra uppgifter med hög kvalitet och service och ha ordning på detaljerna. I din roll ansvarar du för att självständigt driva ditt arbete framåt och räds inte att ta dig an nya initiativ och arbetsuppgifter. Du kommer att samordna och driva egna uppdrag och detta kommer att ställa krav på samarbete och kommunikativ förmåga.

I rollen kommer du ansvara för administrativa förberedelser kopplade till VD:ns dagliga arbete, främst i förbindelse med bolagsledning och styrelsearbete. Du kan också komma att assistera i andra områden inom bolaget, som t.ex. anordning av interna och externa projekt, events och möten.

Då rollen är ny kan innehåll och ansvarsområden i rollen komma att ändras över tid beroende på VD:s behov samt din kompetens och dina intressen.

Personliga egenskaper

Då rollen är omväxlande och med tidvis högt tempo och snabba uppgifter behöver du vara flexibel och kunna prioritera. Du ansvarar för att självständigt driva på ditt arbete framåt och räds inte att ta dig an nya initiativ och arbetsuppgifter.

En framgångsfaktor för detta är att du har ett systematiskt och strukturerat arbetssätt samt förmåga att tänka långsiktigt och ligga steget före. Du är alltid tydlig och transparent, håller vad som lovas, agerar professionellt och är affärsmässig i alla lägen.

I denna rekrytering kommer vi lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Konkreta arbetsuppgifter

• Utgöra ett administrativt stöd vid planering av möten för ledningsgrupp, styrelse och projektgrupper där du skapar kallelser, agendor och löpande uppdaterar deltagare inför möten.

• Boka och organisera möten.

• Förbereda och sammanställa olika former av mötesunderlag och presentationer inför möten.

• Ta fram, justera och bearbeta olika underlag.

• Skriva protokoll och minnesanteckningar.

• Boka in och planera årliga större företagsevent och resor.

• Ta hand om allehanda uppgifter som dyker upp ad-hoc.

Utbildning och erfarenhet

• Minst fem års erfarenhet av arbete som VD-assistent eller liknande professionellt ledningsstöd.

• Mycket god kommunikativ förmåga.

• Goda kunskaper i programmen som ingår i Officepaketet.

• Grundläggande kunskaper inom ekonomi, juridik och/eller projektledning är meriterande.

I denna rekrytering kommer vi lägga stor vikt vid personliga egenskaper.